ערב גיבוש לעובדים ואירוע השקה ללקוחות יכולים להיראות זהים בתקציב ובגודל. בשטח הם שני פרופילי סיכון שונים.
ההבדל המרכזי הוא קהל היעד ומידת השליטה עליו. אירוע רווחה מתקיים מול קהל סגור, מוזמן, שמוכר לארגון מראש. אירוע שיווקי, במיוחד אירוע חוצות או השקה לקהל הרחב, פתוח למשתתפים שההפקה לא בהכרח יודעת כמה יגיעו. זה משנה כמעט כל החלטה תכנונית אחריו, מרישוי ועד תפעול בשטח.
נקודת המוצא לכל שיחת תכנון אצלנו היא שאלה אחת: כמה אנשים בפועל, או משוער, יהיו באתר בו זמנית. התשובה קובעת את שאר השיחה.
צו רישוי עסקים קובע סף של 500 משתתפים. מעליו, אירוע תרבות, בידור או ספורט תחת כיפת השמיים הופך לעסק טעון רישוי לפי פריט 7.7ה. כנס פנימי של 150 עובדים באולם מלון כמעט תמיד נשאר מתחת לסף הזה. השקת מוצר בכיכר עירונית עם קהל פתוח חוצה אותו בקלות, ולפעמים בלי שאף אחד שם לב מראש.```
מה זה אומר בפועל: ברגע שחוצים את הסף, נפתח תהליך מול כמה רשויות בו זמנית, לא רק מול העירייה. בתל אביב יפו הבקשה לרישיון אירוע המוני מוגשת עד 30 יום לפני האירוע, ורק אחרי שהתקבל אישור נפרד לשימוש בשטח הציבורי. שני אישורים, בשני שלבים, לא אחד.
גם אירועים פטורים מרישיון עסק עדיין חייבים באישור משטרה. כלומר גם האירוע ה"קטן" לכאורה לא פטור מבדיקה.
דמיינו מנהל שיווק שמתכנן אירוע השקה בשני תרחישים. בתרחיש אחד זה אולם אירועים סגור עם 300 מוזמנים. בתרחיש השני זה אותו קונספט, אבל בכיכר ציבורית עם כניסה חופשית וציפייה ל-800 איש.
בתרחיש הראשון, ההפקה עובדת מול מגבלות האולם: תקנות מד-רעש פנימיות, יציאות חירום קיימות, חשמל קיים בבניין.
בתרחיש השני, ההפקה בונה הכל מאפס: גידור, דרכי גישה, חשמל זמני, ואישור משטרתי מלא. נדרשים לפחות שני סדרני בטיחות ל-200 המשתתפים הראשונים, ועוד סדרן אחד לכל 200 נוספים. ב-800 איש זה כבר תשעה סדרנים לפחות, לא שניים.```
ההבדל הזה בין שני התרחישים הוא בדיוק מה שמייקר ומסבך אירוע חוצות שיווקי לעומת אירוע רווחה דומה בגודלו.
מי שמתכנן את ההקמה בסדר הפוך, קודם במה ואחר כך שטח, מפספס את חלון הבדיקה של המשטרה ומסתכן בעיכוב של שעות ביום האירוע עצמו. שווה לשים לב: ימי חג ומועד לא נספרים בחישוב המועדים האלה, מה שיכול להזיז דרישת הגשה בשבוע שלם סביב חג.
יש כאן בלבול נפוץ. הרף של 85 dB שמופיע בתקנות מד-רעש שייך לאולם שמחות ולגן אירועים בלבד, לא לכל אירוע בישראל.
כנס באולם כנסים או אירוע שיווקי בחוץ נכנסים לתקנות רעש כלליות אחרות לגמרי. אלה אוסרות הפעלת רמקולים וציוד הגברה בין השעות 23:00 ל-07:00, וגם בין 14:00 ל-16:00. אירוע חוצות שמתוכנן להסתיים ב-00:30 עם הגברה פעילה הוא לא פרט טכני, הוא בעיית רישוי של ממש.
השאלה הנכונה לשאול ספק הפקה היא לא "כמה ציוד יש לכם", אלא מי מנהל מול המשטרה, הכבאות, מד"א ומשרד הבריאות את כל התיאום הזה בזמן. אנחנו בטכניקה לא מספקים את הציוד עצמו ולא נוגעים בתוכן או בקונספט של האירוע. אנחנו מנהלים את השכבה שמאחורי הקלעים: תיאום הפקה, רישוי מול כל הרשויות הרלוונטיות, ניהול פרויקט וצוותי תפעול בשטח, עם מנהל אירוע צמוד לכל לקוח לאורך כל התהליך.
רוצים לבדוק מה זה אומר באירוע הקרוב שלכם? אפשר לדבר איתנו עוד השבוע.
ספרו לנו עליו ונחזור אליכם עם הצעה.